Modèle de lettre – Convocation à un entretien préalable à sanction ou licenciement
Assurez la conformité de votre procédure disciplinaire ou de licenciement
Date de mise à jour : 08 mai 2025
Avant de prononcer une sanction disciplinaire lourde (mise à pied disciplinaire, rétrogradation) ou un licenciement, l’employeur est tenu de respecter une procédure légale stricte, dont l’entretien préalable est une étape clé. Cet entretien permet au salarié de s’expliquer sur les faits qui lui sont reprochés avant toute décision.
Dans cette page, vous trouverez :
- Un modèle de convocation à un entretien préalable conforme au droit du travail.
- Un guide détaillé sur les obligations légales et les bonnes pratiques.
- Des conseils pratiques pour sécuriser votre procédure et éviter tout litige.
Modèle de lettre – Convocation à un entretien préalable à sanction ou licenciement
| [Nom de l’entreprise] | [Adresse de l’entreprise] |
|---|---|
| À l’attention de | [Nom du salarié] |
| Date | [Date du jour] |
Objet : Convocation à un entretien préalable à sanction ou licenciement
Madame/Monsieur [Nom du salarié],
Nous vous informons que nous envisageons de prendre une sanction disciplinaire pouvant aller jusqu’au licenciement en raison des faits suivants : [Détail des faits reprochés : absences répétées, insubordination, faute professionnelle, etc.].
Conformément aux dispositions de l’article L.1332-2 du Code du travail (sanction disciplinaire) ou de l’article L.1232-2 du Code du travail (licenciement), nous vous convoquons à un entretien préalable, qui se tiendra :
- Date de l’entretien : [Date de l’entretien]
- Heure : [Heure de l’entretien]
- Lieu : [Adresse précise du lieu de l’entretien]
Cet entretien aura pour objectif de vous exposer les faits qui vous sont reprochés et de vous permettre de présenter vos explications et arguments avant toute décision définitive.
Vous avez la possibilité de vous faire assister par une personne de votre choix appartenant au personnel de l’entreprise. Si l’entreprise ne dispose pas de représentants du personnel, vous pouvez consulter la liste des conseillers du salarié disponible en préfecture ou auprès de l’Inspection du travail.
Nous vous prions d’agréer, Madame/Monsieur, nos salutations distinguées.
| Signature de l’employeur | Cachet de l’entreprise |
|---|---|
| [Nom et fonction de l’employeur] |
Pourquoi l’entretien préalable est-il obligatoire ?
1. Une protection légale pour le salarié
L’entretien préalable est un droit fondamental garantissant que le salarié puisse présenter ses arguments avant qu’une sanction définitive soit prise.
2. Une obligation légale pour l’employeur
Toute sanction ayant un impact sur le contrat de travail (mise à pied disciplinaire, rétrogradation, licenciement) impose à l’employeur d’organiser un entretien préalable.
Si l’employeur ne respecte pas cette procédure, la sanction ou le licenciement peut être contesté devant les prud’hommes et requalifié en sanction abusive.
Comment organiser et envoyer la convocation ?
1. Respecter les délais légaux
- La convocation doit être envoyée par lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR) ou remise en main propre contre signature au moins 5 jours ouvrables avant la date de l’entretien (pour un licenciement).
- Pour une sanction disciplinaire, ce délai est de 2 jours ouvrables minimum.
2. Vérifier les mentions obligatoires
- Objet clair : Convocation à un entretien préalable.
- Date, heure et lieu de l’entretien.
- Motifs précis de la convocation.
- Droit d’assistance du salarié.
3. Conserver une preuve d’envoi
Il est essentiel de conserver une copie de la convocation et de l’accusé de réception en cas de contestation.
Quels sont les risques en cas d’erreur dans la procédure ?
1. L’annulation de la sanction ou du licenciement
Si l’entretien préalable n’est pas correctement organisé, le licenciement peut être jugé irrégulier et donner lieu à des indemnités pour le salarié.
2. Une condamnation aux prud’hommes
Un salarié qui conteste un licenciement mal formalisé peut obtenir :
- Des dommages et intérêts pour licenciement sans cause réelle et sérieuse.
- Une réintégration dans l’entreprise avec paiement des salaires dus.
3. Une image dégradée de l’employeur
Une procédure disciplinaire mal menée peut ternir l’image de l’entreprise et créer un climat social tendu.
Quelles sanctions peuvent être prises après l’entretien ?
L’employeur dispose d’un délai de réflexion après l’entretien préalable avant de notifier la sanction. Voici les sanctions possibles :
- Avertissement ou blâme – Simple rappel à l’ordre sans impact sur la rémunération ou le poste.
- Mise à pied disciplinaire – Suspension temporaire du contrat de travail, sans salaire.
- Rétrogradation – Changement de poste avec modification éventuelle de la rémunération.
- Licenciement pour faute simple, grave ou lourde – Rupture définitive du contrat de travail.
Attention : un licenciement pour faute grave ou lourde prive le salarié de son indemnité de préavis et, en cas de faute lourde, de son indemnité de licenciement.
FAQ – Convocation à un entretien préalable à sanction ou licenciement
1. L’entretien peut-il avoir lieu sans le salarié ?
Oui. Si le salarié ne se présente pas, l’entretien peut se dérouler en son absence, à condition qu’il ait été convoqué correctement.
2. L’entretien est-il obligatoire pour un avertissement ?
Non. Seules les sanctions ayant un impact sur le contrat de travail nécessitent un entretien.
3. Peut-on prononcer une sanction immédiatement après l’entretien ?
Non. L’employeur doit respecter un délai de deux jours francs avant de notifier la sanction.
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