Modèle de lettre – Convocation à un entretien préalable à une sanction disciplinaire
Sécurisez vos procédures disciplinaires avec un modèle de convocation conforme
Date de mise à jour : 04 avril 2025
Lorsqu’un employeur envisage de sanctionner un salarié (avertissement, mise à pied, rétrogradation ou licenciement disciplinaire), il doit respecter une procédure formelle afin d’éviter tout litige. L’entretien préalable est une étape obligatoire pour garantir les droits du salarié et assurer une procédure équitable.
Dans cette page, vous trouverez :
- Un modèle de convocation à un entretien préalable à une sanction disciplinaire, conforme aux exigences du Code du travail.
- Une explication détaillée des règles légales à respecter.
- Des conseils pratiques pour sécuriser votre procédure disciplinaire.
Modèle de lettre – Convocation à un entretien préalable à une sanction disciplinaire
| [Nom de l’entreprise] | [Adresse de l’entreprise] |
|---|---|
| À l’attention de | [Nom du salarié] |
| Date | [Date du jour] |
Objet : Convocation à un entretien préalable à une sanction disciplinaire
Madame/Monsieur [Nom du salarié],
Nous vous informons que nous envisageons de prendre une sanction disciplinaire à votre encontre en raison de faits qui nous ont été rapportés et qui pourraient constituer une faute **[préciser la nature de la faute : retard répété, insubordination, négligence, etc.]*.
Conformément aux dispositions de l’article L.1332-2 du Code du travail, nous vous convoquons à un entretien préalable, qui se tiendra :
- Date de l’entretien : [Date de l’entretien]
- Heure : [Heure de l’entretien]
- Lieu : [Adresse précise du lieu de l’entretien]
Lors de cet entretien, nous vous exposerons les motifs de la sanction envisagée et nous vous laisserons la possibilité de présenter vos explications et observations.
Conformément aux dispositions légales, vous avez la possibilité de vous faire assister par une personne de votre choix appartenant au personnel de l’entreprise. Si l’entreprise ne dispose pas de représentants du personnel, vous pouvez consulter la liste des conseillers du salarié disponible en préfecture ou auprès de l’Inspection du travail.
Nous vous rappelons que toute sanction ne pourra être prononcée qu’après un délai minimum de deux jours francs et au plus tard dans un délai d’un mois suivant cet entretien.
Dans l’attente de cet entretien, nous vous prions d’agréer, Madame/Monsieur, nos salutations distinguées.
| Signature de l’employeur | Cachet de l’entreprise |
|---|---|
| [Nom et fonction de l’employeur] |
Pourquoi cet entretien préalable est-il obligatoire ?
1. Une garantie des droits du salarié
L’entretien préalable est une obligation légale qui vise à garantir le respect du principe du contradictoire. L’employeur ne peut pas sanctionner un salarié sans lui avoir laissé la possibilité de s’expliquer.
2. Une protection contre les litiges prud’homaux
Si la convocation ou l’entretien préalable n’a pas été effectué correctement, le salarié peut contester la sanction devant le Conseil de prud’hommes et obtenir une annulation de la sanction voire des dommages et intérêts.
3. Un cadre pour encadrer les sanctions disciplinaires
L’entretien préalable s’applique pour toute sanction ayant une incidence sur le contrat de travail (mise à pied, rétrogradation, licenciement…). Les simples avertissements écrits ne nécessitent pas d’entretien préalable.
Comment rédiger et envoyer la convocation ?
1. Respecter le délai d’envoi
La convocation doit être envoyée par lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR) ou remise en main propre contre décharge au moins deux jours ouvrables avant la date de l’entretien.
2. Indiquer les mentions obligatoires
- L’objet de la lettre doit être clairement précisé : convocation à un entretien préalable.
- La date, l’heure et le lieu de l’entretien doivent être mentionnés.
- L’employeur doit préciser la nature de la faute reprochée.
- Le salarié doit être informé de son droit à être assisté.
3. Vérifier la validité de la sanction
Toutes les fautes ne justifient pas une sanction lourde. Une sanction disproportionnée pourrait être annulée en cas de contestation devant les prud’hommes.
Quels sont les différents types de sanctions disciplinaires ?
L’employeur dispose de plusieurs sanctions en fonction de la gravité de la faute commise :
- Avertissement – Rappel à l’ordre formel, sans impact sur la rémunération ou la carrière du salarié.
- Blâme – Une sanction plus sévère qui peut être mentionnée dans le dossier du salarié.
- Mise à pied disciplinaire – Suspension temporaire du contrat de travail, souvent sans salaire.
- Rétrogradation – Modification du poste du salarié avec une diminution éventuelle de salaire.
- Licenciement pour faute – Rupture du contrat de travail en cas de faute grave ou lourde.
Quels sont les risques en cas d’erreur dans la procédure ?
1. Annulation de la sanction
Si l’entretien préalable est mal réalisé (absence d’information sur le droit d’assistance, non-respect du délai minimum), la sanction peut être annulée par le juge prud’homal.
2. Risque de requalification du licenciement
Un licenciement disciplinaire mal formalisé peut être requalifié en licenciement sans cause réelle et sérieuse, ce qui ouvre droit à des indemnités pour le salarié.
3. Pénalités financières pour l’employeur
Si un employeur ne respecte pas la procédure disciplinaire, il peut être condamné à verser des dommages et intérêts au salarié en plus des indemnités légales de licenciement.
FAQ – Convocation à un entretien préalable à une sanction disciplinaire
1. L’entretien est-il obligatoire pour un simple avertissement ?
Non, un avertissement ne nécessite pas d’entretien préalable. Seules les sanctions ayant un impact sur le contrat de travail imposent un entretien.
2. L’employeur peut-il prendre une sanction immédiatement après l’entretien ?
Non, il doit attendre au minimum deux jours francs après l’entretien avant de notifier la sanction.
3. Que faire si le salarié ne se présente pas à l’entretien ?
L’entretien peut avoir lieu même en l’absence du salarié. L’employeur doit simplement pouvoir prouver qu’il a bien convoqué le salarié.
Besoin d’un accompagnement en droit social à Lille ?
Vous êtes employeur et vous souhaitez sécuriser vos procédures disciplinaires ? Notre cabinet spécialisé en droit social à Lille vous accompagne pour :
- Vérifier la conformité de vos sanctions disciplinaires.
- Rédiger vos courriers et éviter toute erreur de procédure.
- Gérer d’éventuels contentieux devant les prud’hommes.
Contactez-nous dès aujourd’hui pour un accompagnement personnalisé.